Trabajar desde casa puede ser un sueño para muchos. Sin embargo, en realidad, no es tan fácil y cómodo como muchos piensan, y es que sin unas rutinas y sin las herramientas adecuadas, ese sueño puede convertirse fácilmente en una pesadilla.
Mi Internet no es estable: el mayor problema
Sin duda, lo más importante para el teletrabajo es que nuestra conexión a Internet sea rápida y estable. Si tenemos muy baja velocidad de conexión, o perdemos conexión cada poco tiempo, no podremos trabajar en condiciones desde casa, con las consecuencias que eso supone.
Por ello, lo primero que necesitamos es tener una buena conexión de fibra óptica. Gracias a la fibra en casa, vamos a poder conseguir velocidades de 300 Mbps o 600 Mbps, suficientes para poder teletrabajar desde casa sin ningún problema. También es muy importante que nuestra conexión sea estable. Si tenemos contratada mucha velocidad, pero el Wifi nos llega justo, puede que tengamos también problemas a la hora de desempeñar nuestro trabajo.
Por ello, además de contratar una buena conexión, es necesario también asegurarnos de que nuestra conexión es estable. Y esto podemos conseguirlo de distintas formas:
- Conectando el PC por cable al router.
- Instalando el router cerca del ordenador para que la señal sea buena.
- Usar un amplificador de señal Wifi para llevar la señal inalámbrica a toda la casa.
- Usando la red de 5GHz que nos ofrece más velocidad y menos interferencias.
Programas imprescindibles para teletrabajo
En el momento que nos conectamos a Internet, lo primero que debemos tener en cuenta es que estamos expuestos a ataques informáticos. Por lo tanto, lo primero que recomendamos es tener un sistema operativo actualizado (como Windows 10), así como un antivirus instalado (como Windows Defender) que nos proteja de los posibles ataques informáticos. Hay muchos usuarios que aún utilizan en sus ordenadores Windows 7. Esto es el mayor error que podemos cometer a la hora de teletrabajar, más incluso que estar abriendo y cerrando la puerta de la nevera cada media hora, ya que este sistema operativo ya no tiene actualizaciones, y es uno de los principales objetivos de los piratas.
Dejando de lado al sistema operativo, hay también otros muchos programas que nos pueden ayudar en nuestro teletrabajo. Por ejemplo, no puede faltar en nuestro ordenador una buena suite ofimática, como Microsoft Office (o LibreOffice, si no queremos pagar) que nos permite ver y escribir todo tipo de documentos y hojas de cálculo.
También es necesario contar con un software que nos permita comunicarnos con nuestros compañeros de trabajo. Los dos programas de chat profesional más utilizados son Slack y Microsoft Teams. Y en caso de tener que realizar videoconferencias, entonces los software que no nos pueden faltar en el PC son Skype, Google Meet o Zoom.
La nube, un gran aliado
Además de las herramientas que acabamos de ver, otro de los elementos que nos va a ayudar enormemente a teletrabajar es la nube. Los sistemas de almacenamiento en la nube son servidores conectados a Internet donde nosotros podemos guardar nuestros archivos. De esta forma, además de estar seguros y tener una copia de seguridad siempre a mano, vamos a poder compartirlos con otras personas muy fácilmente y sin tener que enviarlos por correo. También es muy útil, por ejemplo, para realizar trabajo colaborativo, pudiendo estar varios editando un documento o una hoja de Excel al mismo tiempo.
Hay muchas nubes, algunas gratuitas y otras de pago. Pero las más comunes y utilizadas son:
Google Drive. Nos ofrece 15 GB de almacenamiento en la nube gratis, y además nos permite usar toda la suite de Google Docs para crear, editar y compartir todo tipo de documentos. Si tenemos una cuenta de Google (por ejemplo, un correo de Gmail) tendremos acceso a esta nube.
OneDrive. El principal rival de Google Drive. Esta es la nube de Microsoft que también nos ofrece 15 GB de almacenamiento gratuito y nos brinda acceso a la suite online de Office. Entre sus ventajas podemos destacar la integración con Windows 10, de manera que es muy sencillo trabajar con esta nube desde el sistema operativo, accediendo a todos los datos como si fuesen una carpeta más en el PC.
Dropbox. Uno de los pioneros. Esta es una de las nubes más utilizadas, sobre todo, dentro de empresas. Es muy sencillo compartir archivos con otras personas de forma profesional, incluso realizar trabajo colaborativo con otros miembros de la empresa. Esta es una de las que menos espacio ofrece de forma gratuita, pudiendo guardar solo 5 GB de datos.
Por último, si tenemos un Mac en nuestro poder, entonces podemos aprovecharnos de iCloud, la nube de Apple que nos ofrece 5 GB gratis para guardar datos, además de su propia suite ofimática en la nube.
Ojo con la nube: guardar nuestros archivos en estos servidores puede ser muy útil, práctico y ayudarnos a trabajar mejor desde casa. Pero debemos tener cuidado a la hora de usar estos sistemas de almacenamiento, porque, literalmente, estamos enviando nuestros archivos personales o privados a un equipo controlado por una empresa privada, totalmente fuera de nuestro alcance, por lo que estos dejan de ser privados.
Gestores de tareas online
Aunque tengamos buena cabeza, seguro que en más de una ocasión nos veremos abrumados por un gran número de tareas pendientes que realizar. Y es muy fácil que alguna de ellas quede sin hacer.
Para evitar que esto ocurra es necesario contar con gestor de tareas que nos ayude a organizarnos de forma eficaz y evitar que dejemos alguna tarea sin hacer por despiste.
Uno de los programas más sencillos para llevar un control de nuestras tareas es Google Keep. Igual que Gmail, o Drive, este es uno de los servicios gratuitos que nos ofrece Google por estar registrados y tener una cuenta con ellos. Y si lo que queremos es mejorar nuestro flujo de trabajo, Google Task nos va a permitir hacerlo sin complicaciones.
Microsoft ToDo es otro excelente software para gestionar todas nuestras tareas. Es muy similar al programa de Google, gratuito, y nos va a permitir organizar nuestro día a día de manera eficaz.
Todoist es otra alternativa más que nos va a permitir organizar nuestro día a día a través de una interfaz muy cuidada, sencilla y rápida de gestionar. Entre sus mejores características podemos destacar, por ejemplo, la posibilidad de acceder a todas nuestras listas de tareas desde cualquier lugar y cualquier dispositivo, y además la posibilidad de invitar a otros usuarios a colaborar en nuestras listas.
Y si tenemos que controlar todo el flujo de trabajo de un equipo, y asignar tareas a cada uno de los miembros, entonces vamos a necesitar un software más completo, como puede ser Trello.
