Desde hace muchos años venimos escuchando aquello de la "oficina sin papeles", un ideal que busca tener completamente digitalizados todos aquellos documentos que necesitamos en nuestro día a día, de tal forma que le ahorremos al planeta la necesidad de talar nuevos árboles con los que producir papel. Y la mejor forma de conseguir un objetivo de esta magnitud es transformar todas nuestras rutinas en el mundo real para adaptarlas a las posibilidades que ofrece el digital. ¿Sabes qué es y cómo puedes usar Google Keep?
Una breve descripción de la plataforma
Keep es una aplicación de Google que se lanzó al mercado en marzo de 2013 como una app tanto para Android como para ordenadores gracias a Chrome, y nos permitía llevar en el bolsillo ese tablón que tenemos en la oficina, o en el despacho, y en el que vamos pegando pequeñas notas en las que apuntamos cosas que no queremos que se nos olviden: desde una idea hasta la lista de la compra, sin olvidarnos de todo lo que hemos hablado en la última reunión del equipo de trabajo en la empresa, fechas límite, etc.
Si alguna vez habéis utilizado post-its, seguro que sabéis a lo que nos referimos porque Google Keep en su aspecto gráfico, recuerda a ese equipamiento de oficina. No en vano, una de las cosas que podemos configurar a nuestro antojo es el color de esas pegatinas que vamos a estampar en la pantalla de nuestro smartphone. Porque a diferencia de lo que ocurría en 2013, ahora se trata de una solución transversal que podemos llevarnos de un móvil Android a un iPhone o iPad de Apple, o a cualquier ordenador que tenga conexión a internet.
Sincronización y colaboración instantánea
Google Keep trabaja como Google Fotos (por ejemplo), a partir de nuestra cuenta de Gmail, o del email empresarial si nuestra compañía utiliza el famoso Workspace de los de Mountain View. De esta forma, cualquier versión de la aplicación que descarguemos y en la que nos "logueemos" con la misma cuenta, tendremos idéntico material ordenado de igual forma y, por lo tanto, disponible para consultarla sin miedo a perder nada. Eso incluye un teléfono o tablet Android, un iPhone o un iPad, un PC o un Mac y por supuesto un Chromebook.
Pero hay más. Desde hace relativamente poco Google introdujo la posibilidad de crear pegatinas colaborativas con otros compañeros de trabajo o miembros de la familia. De esta forma, podemos crear un post-it llamado “Lista de la compra” en el que todos vamos apuntando lo que vemos que va faltando: champú, gel de baño, leche, galletas, fruta, verduras… lo que sea. Así, el primero de los que tenga que ir a la compra, no debe preguntar a nadie más ya que Google Keep tiene la respuesta a todo lo que necesitamos comprar. Incluso con selectores para ir completando todo lo que vamos metiendo en el carro de la compra.
Organízalo todo, tienes mil formas
Originalmente Google Keep era muy limitado para tener ordenadas todas las notas que guardamos en nuestra cuenta de Gmail. Como mucho, admitía un código de color para los post-it que, a golpe de usar los mismos para temas diferentes (reuniones, lista de la compra, ideas, apuntes, tareas, etc.), acabábamos por identificar a qué se correspondía cada uno. Incluso se añadieron categorías, pero en los últimos tiempos desde Google han hecho un trabajo mucho más eficaz por ofrecer formas de ordenarlas de una manera más inteligente.
Ese recurso que encontró Google no fue otro que la posibilidad de crear hashtags, como en Twitter, de tal forma que es posible encontrar rápidamente todas las notas que contengan una misma etiqueta. Por ejemplo "#personal", o "#dietas", o "#entrenamiento", etc. Así las búsquedas son prácticamente instantáneas y no perdemos tiempo recopilando todas las que tratan sobre una misma cuestión ya que con tocar sobre el propio hashtag ya aparecen todas las relacionadas.
¿Cómo utilizar Google Keep ahora mismo?
Como antes te hemos comentado, esta aplicación es una de las que más utilidad puede ofrecernos en nuestro día a día por la cantidad ingente de opciones que nos ofrece para ordenar nuestros quehaceres más esenciales pero, al mismo tiempo, es una de las grandes desconocidas de Google. Así que te vamos a indicar cómo utilizarla según el dispositivo desde el que te conectes:
- Android: tienes una aplicación en la Play Store de Google que te sirve tanto para tu móvil como el tablet o un Chromebook (ordenador con ChromeOS). Solo tienes que instalarla pulsando el enlace que te dejamos aquí e iniciar sesión con tu cuenta de Gmail. Todas las notas que crees, se irán almacenando de manera permanente.
- iPhone o iPad: del mismo modo que en el caso de Android, tienes una aplicación disponible en la App Store de Apple que funciona de idéntica forma, requiriéndonos acceder con nuestra cuenta de Gmail. Incluso en el caso de que os paséis de un sistema operativo a otro, toda la información que vais guardando con el paso de los años se almacena y archiva.
- PC o Mac: tengas el sistema operativo que tengas, Google Keep es accesible vía web a través de un naveador, aunque el más compatible y que mejores resultados os va a dar es Chrome. Con ir hasta la home de la plataforma, solo tenéis que iniciar sesión con vuestra cuenta de Gmail para visualizar en el monitor lo mismo que tenéis a mano en la pantalla del móvil o el tablet.
