Siempre hay que sacarle el lado bueno de las cosas y en el caso de la pandemia de está claro que para muchos ha sido la implantación del teletrabajo y la transformación digital tanto de las empresas como de las instituciones públicas. Con ello se ha tenido que hacer frente a situaciones en las que no era posible realizar tramites de forma presencial, y hemos tenido que buscar alternativas para seguir con la actividad. Esto es lo que sucedido con la firma de documentos. A continuación, te contamos como firmar documentos con el móvil sin necesidad de imprimirlos.
¿Cómo firmar un documento Word en el móvil?
Uno de los formatos más usados para la redacción de documentos es el procesador de texto Microsoft Word. Aunque este formato está abierto a la edición de los textos, también podemos rubricarlos de forma digital, sin necesidad de imprimirlos y escanearlos. Ya sea desde la versión para ordenador o desde el móvil. El procedimiento es muy sencillo y nos ahorrará mucho tiempo y esfuerzos.
En primer lugar, debemos estampar nuestra firma en folio en blanco y sacar una fotografía de esta con la cámara de nuestro móvil. Pon especial cuidado de que en esta no aparezcan sombras, esté bien enfocada y se vea de forma clara y precisa.
- A continuación, abre el documento en Word y sitúate en la zona destinada para la firma.
- Una vez seleccionado el documento, pulsa sobre “insertar”
- Entre las opciones seleccionamos “imagen” y por último seguiremos la ruta hasta llegar a la carpeta en la que se encuentra nuestra firma.
- De esta forma se incluye la imagen en el documento.
Ahora podemos colocar y dar el tamaño necesario para que el documento quede perfectamente firmado.
¿Cómo firmar un documento PDF en el móvil?
Otros de los formatos más usado es el pdf, estos por norma general no permiten la edición de su contenido y son ideales para este cometido. En el caso de estos, tenemos varias opciones para firmarlos. En un primer lugar, podemos hacerlo con la ayuda de una aplicación móvil como es Adobe Fill & Sign, Una aplicación con un nivel de seguridad bajo pero que puede sacarnos de un apuro, para cumplimentar documentos con poca importancia legal.
Tras instalar la app en nuestro móvil solo tenemos que abrir el documento que queremos firmar y seguir los siguientes pasos.
- Lo primero es pulsar sobre el icono “Firmar” en la barra de herramientas.
- Y a continuar “crear Firma”
- Dibuja en el lugar indicado de la pantalla tu firma y pulsa “hecho” para terminar.
¿Tiene la misma validez que en formato físico?
Escanear y añadir una firma en un documento es muy sencillo. Por lo que también podría ser fácil de falsificar o que alguien firmara documentos sin nuestro consentimiento teniendo acceso y procediendo de la misma forma. Existen otros métodos de firmar los documentos y que estos tengan un 100% de validez legal. En el caso de contratos privados como pueden ser los de alquiler o contratos laborales, estos son totalmente válidos si hemos estampado nuestra firma a través de este método. En el caso de las administraciones, la cosa cambia y debemos usar la firma electrónica para los documentos oficiales. Aunque también podemos hacer uso de otro mecanismo más seguro para darle mayor seguridad legal a nuestras firmas.
La firma biométrica se realiza a través de las pantallas de tabletas, o móviles con ayuda de un lápiz digital, que es capaz gracias a su precisión de recoger los datos biométricos. Y es la mejor alternativa a la digitalizada.
Otro sistema muy utilizado por las empresas es el OTP SMS, a través del cual nos envían un mensaje SMS con un código único con el que se aseguran de la veracidad de la firma.
Los certificados digitales son utilizados con la administración, son emitidos por un proveedor de confianza y con los que se puede verificar tanto la identidad como la firma.
Por último, la firma en la nube, los certificados de usuario están alojados en un servidor HSM de forma totalmente segura. De este modo desde cualquier dispositivo podemos acceder a ellos cada vez que requiramos de firmar un documento.
Al igual que en la forma tradicional y física debemos ser conscientes de todos estos métodos no son infalibles y siempre estamos expuestos a que puedan suplantar nuestra identidad o falsificar nuestra firma. A lo que llegado el momento debemos enfrentarnos interponiendo denuncia e iniciando las acciones legales que la legislación pone a nuestra disposición.
Por lo que siempre debemos mantener nuestros dispositivos actualizados y tomar todas las precauciones posibles para evitar el robo de datos de nuestros dispositivos. Por lo que no usar siempre la misma contraseña, usar un antivirus, o utilizar diferentes cuentas de correo electrónico. En función de la información de la que vamos a hacer uso o compartir son algunas sencillas medidas que podemos llevar a cabo para evitar problemas.
