El teletrabajo es una modalidad laboral que en los últimos años algunas empresas se han preocupado por impulsar, aprovechando la proliferación de todo tipo de herramientas capaces de mantenernos conectados a pesar de la distancia entre los distintos miembros de una misma organización. Pero la pandemia del coronavirus que nos ha tocado vivir en este año 2020 ha acelerado una transición que parece imparable y que va a cambiar radicalmente la forma en la que nos relacionamos con nuestra compañía. Así que, ¿cuáles son las mejores apps para mejorar el teletrabajo en casa?
Desde que el pasado mes de marzo se instauraran las medidas de confinamiento en buena parte del mundo, las herramientas de productividad a distancia han permitido a millones de personas mantener su actividad como si nada. Todos nos hemos podido seguir reuniendo con los jefes y compañeros, todos hemos podido editar y colaborar en los proyectos a través de innovadoras aplicaciones de gestión de proyectos y contenidos y todos, al fin y al cabo, nos hemos familiarizado con eso de buscar documentos y archivos en la nube.
Herramientas y apps para mejorar el teletrabajo
El teletrabajo podemos dividirlo en tres grandes áreas que confluyen todas en la pantalla de nuestro ordenador: por un lado las apps que nos ponen en contacto con los demás compañeros (o clientes) a través de videollamadas o nos coordinan con ellos; por otro las herramientas de productividad (ofimática o multimedia) necesarias para desarrollar nuestro trabajo, como son los procesadores de texto, las hojas de cálculo, los gestores de presentaciones, editores fotográficos, etc.; y por último la nube, que se ha convertido en la red (local) desde la que es posible tener a mano, y siempre accesible, todo el material necesario para llevar a buen puerto nuestro desempeño.
- Herramientas de videollamada: es importante tener bien configurada esta aplicación para conectarnos sin problemas a todas las reuniones de trabajo. Os recomendamos tener claras cuáles son las distintas plataformas que tenéis que utilizar dependiendo de con quién vais a mantener una reunión, de ahí que sea muy útil disponer de cuentas en prácticamente todos los servicios más populares: Zoom, Teams y Skype (Microsof), Meet o Duo (Google), etc. Así, mientras en nuestra empresa podemos usar toda la suite de Microsoft, otros podrían decantarse por Google o, en el caso de la mayoría de ocasiones, hacerlo con Zoom, que es la más popular actualmente.
- Suites de productividad: en estos casos nos referimos a las aplicaciones donde trabajamos de verdad para, más tarde, compartirlo con los compañeros de oficina. En este punto pueden darse dos alternativas: que trabajéis con Office (ahora conocida como Microsoft 365) y sus Word, Excel y Power Point, o que lo hagáis con Workspace de Google y sus Docs, Hojas de cálculo y Presentaciones. Por supuesto, en esta categoría también podemos incluir otras herramientas de gestión de correo electrónico y calendario, así como las de diseño y edición fotográfica o de vídeo como son Photoshop, Illustrator, Premiere o InDesign, todas de Adobe.
- Almacenamiento en la nube: a falta de una red local como la que tenemos habitualmente en la empresa, todos los trabajos, documentos y demás archivos que generamos a diario deben mantenerse sincronizados con un servicio de almacenamiento que, además, permita un trabajo colaborativo entre todos los miembros del equipo. A este apartado pertenecen las soluciones de Microsoft (OneDrive), Google (Drive) o Dropbox, entre otros.
En todos los casos anteriores, y siempre que pertenezcas a una compañía, lo normal es que estas herramientas vengan dadas por el departamento de informática, por lo que solo tienes que unirte a ellas desde casa con tus cuentas de correo corporativas. En caso de trabajar por cuenta propia, es seguro que todos estos problemas logísticos los tengas ya más que resueltos.
Las mejores herramientas colaborativas
El apartado anterior es simplemente un desglose de forma genérica pero, si entramos en el detalle de cuáles son las mejores apps que podemos conseguir para cubrir esas tres grandes áreas que abarcan el nuevo teletrabajo, entonces toca poner nombres y apellidos a esas alternativas. A continuación te las voy a enumerar, lo que no significa que las primeras sean más importantes que las últimas. Todas trabajan con una simpleza y fiabilidad fuera de toda duda y te van a asegurar resultados extraordinarios:
- Zoom: es la aplicación más utilizada para las videollamadas en este 2020. Su éxito radica en la enorme cantidad de participantes que pueden formar parte de las reuniones (hasta 1.000), la fiabilidad de sus conexiones y que puede participar en cada evento un usuario aunque no tenga una cuenta en la plataforma. Simplemente a través de un enlace, ya puede unirse a la charla tanto a través del navegador web, como de las aplicaciones para móviles y tablets.
- Microsoft 365: anteriormente conocida como Office 365, es de las soluciones empresariales más completas porque aglutina esas tres categorías necesarias para el teletrabajo, con herramientas de productividad (instalables y online) como Outlook, Word, Excel, Power Point, calendarios, etc., además de apps de videollamada como Teams y Skype, o nubes para almacenar todo lo que necesitemos en OneDrive para el trabajo en equipo.
- Google Workspace: se trata del equivalente de este Microsoft 365 en la parte de los de Mountain View y, a diferencia de ella, solo podemos usarla online, a través del navegador, preferentemente en Chrome. Cuenta con gestor de correo (Gmail), procesador de texto, hoja de cálculo, desarrollador de presentaciones y apps de videoconferencia como Google Meet. Dispone además de una nube conocida por todos como es Google Drive, donde es posible situar todos los archivos y trabajar sobre ellos de forma colaborativa.
- Asana: se trata de uno de los programas mejor pensados para una empresa ya que trabaja a las mil maravillas en conjunción con esas suites ofimáticas de las que antes te hablaba. Gracias a esta herramienta, es posible gestionar proyectos enteros que afecten a la empresa para involucrar a las diferentes divisiones asignado tareas, marcando plazos y coordinando todos los documentos y archivos que son necesarios en cada etapa.
- Dropbox: es un servicio de almacenamiento en la nube, de los más veteranos del mercado, que cuenta con muy buenas opciones para trabajo en equipo y que en sus versiones profesionales también dispone de herramientas para organizar proyectos, fijar metas, diseñar "timelines" y asignar tareas y documentos en función de nuestro estatus en el organigrama de la empresa.
