Hasta hace poco tiempo las empresas organizaban sus comunicaciones de forma descentralizada, ante la imposibilidad de concentrar todas a través de una misma herramienta: el correo electrónico era potestad única de los ordenadores, los FAX terminaban siempre sobre las mesas en los archivadores correspondientes y los mensajes cortos, los SMS, en las pantallas de unos primeros móviles que todavía quedaban muy lejos de los actuales smartphones. El problema es que a medida que han pasado los años, todas esas formas de comunicación, más las nuevas que han llegado, han logrado converger dentro de sistemas que permiten una gestión integral, prácticamente sin salir de la misma pantalla. ¿Sabes qué son y para qué sirven las llamadas 'comunicaciones unificadas'?
¿Qué son las 'comunicaciones unificadas'?
Resumiendo mucho, se trata de sistemas capaces de integrar todos los servicios de telefonía, mensajería de voz, FAX, correo electrónico, redes sociales corporativas, conferencias web, videollamadas y gestión de estados de cada usuario dentro de un único espacio donde se produce una experiencia colaborativa extraordinariamente productiva. Gracias a estas soluciones, que suelen ofrecerlas empresas especializadas, es posible tener dentro de un único escritorio virtual todas las comunicaciones categorizadas, ordenadas y listas para ser gestionadas de la manera más eficiente posible por parte del trabajador.
Estos sistemas evitan a los empleados de una misma organización tener que recurrir a aplicaciones diferentes dependiendo de la naturaleza de la comunicación, ya sea texto, voz o imagen, lo que provoca malos entendidos e informaciones que no se distribuyen rápidamente por los canales adecuados, lo que provoca parálisis y lagunas de conocimiento que podrían llegar a afectar al funcionamiento y evolución de la compañía.
¿Qué servicios reúnen?
Las llamadas 'comunicaciones unificadas' actúan como soluciones integrales que permiten a las empresas obtener servicios de forma conjunta, ofreciendo a cada uno de sus trabajadores acceder a toda la información que se genera de una manera mucho más rápida y eficiente, capaz de llegar por igual a todos los empleados para evitar pérdidas innecesarias de tiempo. Lo que alguien ha definido como combatir la "latencia humana", ese tiempo que necesitamos poner en contexto la información que recibimos para, después, actuar en consecuencia.
Dentro de los servicios que podemos contratar dentro de estas soluciones se encuentra el correo electrónico, todas las posibles variantes de telefonía, desde la fija a la móvil o soluciones VoIP, los recursos de videollamadas y conferencias multimedia (audio y vídeo), el gestor del estado del usuario, que indica a los demás trabajadores y miembros de la organización si se encuentra conectado, ausente, comiendo, de camino a algún sitio, etc., y por último las redes sociales. Desde Twitter a Facebook, pasando por WhatsApp, Instagram, etc.
¿Qué beneficios proporcionan a las empresas?
Aunque ya os hemos señalado algunas ventajas que tienen los sistemas de comunicación unificada para organizaciones y empresas, existen toda una serie de beneficios concretos que se perciben prácticamente desde el primer momento en el que se aplican. Una de ellas es la reducción de costes. A pesar de la inversión que suelen necesitar en un primer momento, en el largo plazo las organizaciones consiguen disminuir la cantidad de viajes de sus empleados, el gasto en llamadas y los tiempos de realización de las tareas. Lo que se traduce en un ahorro de los costes.
Además, con estas comunicaciones unificadas se consigue un usuario más productivo gracias a las herramientas que los responsables de las empresas ponen en sus manos, y que permiten una completa conectividad tanto dentro como fuera de las instalaciones para atender, responder y solucionar cualquier problema de manera inmediata y en cualquier dispositivo Da igual si se trata de un teléfono, un ordenador, un smartphone o un tablet. Obviamente, todo lo anterior permite que cada minuto sea mucho más productivo y que el negocio tenga margen para crecer, gracias a aplicaciones de mensajería instantánea, videollamadas e incluso presentaciones online donde no es necesario desplazarse hasta las oficinas de un potencial cliente interesado en nuestros productos.
Otra de las ventajas de estas comunicaciones unificadas es que existe una enorme cantidad de dispositivos compatibles que pueden utilizarse para este tipo de soluciones y que abarcan prácticamente cualquier tipo de presupuesto. Todos, pueden adaptarse a diferentes rangos pero mantienen prácticamente la misma funcionalidad gracias a plataformas transversales que es posible llevar a todas partes y que mejoran la experiencia de usuario. Por último, y como nota al pie sobre la importancia de reducir nuestra huella de carbono en el planeta, al ser una tecnología capaz de reducir nuestros desplazamientos y el consumo de recursos naturales importantes, puede ayudar a que no se emitan mayores cantidades de CO2 a la atmósfera todos los años.
